Entscheiden Sie, welche Schritte Bewerbende durchlaufen, indem Sie die Bewerbungsprozesse für Ihre offenen Stellen individuell nach Bedarf erstellen. Somit finden Sie nicht nur leichter passende Kandidat·innen, sondern verringern auch die Anzahl der Bewerbungsabbrüche.

1. Bewerbungseinstellungen

Um die allgemeinen Einstellungen für Ihre Bewerbungsprozesse zu definieren, gehen Sie zu „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „Bewerbungseinstellungen“ (3). Hier können Sie in den folgenden Kategorien die Einstellungen anpassen:

• Allgemeine Bewerbungseinstellungen: Definieren Sie in diesem Bereich, ob Sie Intitiativbewerbungen bzw. eine Bewerbung via XING oder LinkedInd-Profil erlauben.
• Einstellungen für Captcha: Nutzen Sie Google reCaptcha, um Spam-Bewerbungen zu verhindern. Lesen Sie weitere Informationen zu diesem Thema im Artikel „reCaptcha-Konfiguration“.
• Einstellungen für E-Mails: Bestimmen Sie hier, ob Ihre Kandidat·innen automatische E-Mails bei Bewerbungsanfang bzw. -abschluss erhalten sollen.
• Einstellungen zur Registrierung von Kandidat·innen: Im onlyfy one Bewerbungsmanager erstellen sich Kandidat·innen im ersten Schritt der Bewerbung mit wenigen Klicks ein eigenes Konto. Welche Informationen dazu ausgefüllt werden müssen, entscheiden Sie hier. Halten Sie die Registrierung, so kurz, wie möglich, indem Sie nur die notwendigsten Parameter abfragen bzw. als verpflichtend markieren.

2. Bewerbungsprozess anlegen

Um eine möglichst hohe Anzahl an Bewerbungen zu erhalten, empfehlen wir Ihnen einen einfachen und gradlinigen Prozess festzulegen. Lange und komplizierte Prozesse schrecken die Kandidat·innen ab und führen zu einer hohen Zahl an Bewerbungsabbrüchen. Am besten testen Sie Ihre neu angelegten Bewerbungsprozesse selbst oder lassen diese von einer außenstehenden Person prüfen.

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Möchten Sie Ihre Bewerbungsprozesse testen, doch Ihre E-Mail-Adresse ist bereits im Bewerbungsmanager hinterlegt?

Erschaffen Sie mithilfe des Plus-Zeichens aus Ihrer E-Mail-Adresse einfach eine „neue“ E-Mail-Adresse. Nehmen Sie Ihre E-Mail-Adresse, fügen hinter Ihrem Namen und vor dem @-Symbol ein Plus-Zeichen, sowie ein beliebiges Wort ein. Zum Beispiel:

Ihre E-Mail-Adresse: max.mustermann@meinefirma.com

Neue alternative E-Mail-Adresse: max.mustermann+recruiter@meinefirma.com

Die E-Mail-Adresse wird als neue E-Mail-Adresse erkannt und Sie können sich neu bewerben. Sie erhalten die Benachrichtigungen gewohnt an Ihre Original-E-Mail-Adresse.

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Die Bewerbungsprozesse finden Sie unter „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „Bewerbungsprozess“ (3). Um Ihren Start zu erleichtern, haben unsere Experten einen Standardablauf definiert. Sie können gerne diesen Standardprozess nutzen oder via „Bearbeiten“ (4) an Ihre Bedürfnisse anpassen. Erstellen Sie einen ganz neuen Prozess mit dem „Bewerbungsprozess hinzufügen“-Button (5). Bestehende Prozesse können Sie auch duplizieren (6) und anschließend editieren.

Sie haben die Möglichkeit mehrere Bewerbungsprozesse zu erstellen und jeweils einen Prozess als Standard für Jobs bzw. für Initiativbewerbungen zu definieren (7). 

Egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden, im nächsten Schritt sehen Sie das Bearbeitungsfenster, welches aus folgenden Elementen besteht:

• „Sprache“ (1): Nutzen Sie mehrere Sprachen? Falls ja, dann können Sie die Prozesse an mehrsprachige Job-Anzeigen anpassen.
• „Titel“ (2): Geben Sie Ihrem Prozess einen Namen.
• „Bearbeitung bei Job-Anlage erlauben“ (3): Möchten Sie zulassen, dass Bewerbungsprozesse im Rahmen der Job-Anlage angepasst werden? So aktivieren Sie diese Option. Sie ist standardmäßig deaktiviert.
• „Bewerbungsprozess“ (4): In diesem Abschnitt passen Sie den Prozess mittels Drag & Drop an. Elemente in der Spalte „Aktive Schritte“ muss die bewerbende Person im Bewerbungsformular ausfüllen. Falls Sie bestimmte Schritte nicht benötigen, so verschieben Sie diese in die Spalte „Inaktive Schritte“.
  Der Bewerbungsprozess besteht grundsätzlich aus drei Elementen: Profil (Pflichtfeld), Lebenslauf und Fragebögen. Alle Details zu Fragebögen finden Sie im Artikel „Zusatzfragen und Fragebögen erstellen“.

Haben Sie alle Schritte ausgewählt, so speichern Sie Ihre Auswahl anschließend mit dem Button „Speichern“.

Beim Erstellen eines Jobs wird unter „Job-Einstellungen“ > „Bewerbungsprozess“ standardmäßig Ihr Standard-Bewerbungsprozess angezeigt. Haben Sie mehrere Bewerbungsprozesse definiert, so wählen Sie den gewünschten Prozess aus der Drop-down-Liste aus.

3. Das Bewerbungsformular

Wir haben Ihnen im ersten Kapitel die einzelnen Schritte, welche Sie im Bewerbungsprozess definieren können, gezeigt und nun führen Sie aus der Sicht Ihrer Bewerbenden durch das Bewerbungsformular. 

3.1  Bewerbungsformular im Bewerbungsmanager

Profil (Pflichtfeld)

Im ersten Schritt der Bewerbung legen sich Kandidat·innen ein Konto an. Dazu müssen sie alle Pflichtfelder (mit einem Stern markiert) ausfüllen. Das sind die Felder, die Sie in den „Bewerbungseinstellungen“ definiert haben. Zusätzlich werden die Kandidat·innen im letzten Schritt auch über die Datenverarbeitung informiert.

Auf der rechten Seite sehen die Bewerbenden die nächsten Schritte, die von Ihnen im Bewerbungsprozess festgelegt wurden. Die durchlaufenen Schritte sind automatisch mit einem Häkchen gekennzeichnet.

Lebenslauf

Kandidat·innen haben mehrere Möglichkeiten den Lebenslauf mit Ihnen zu teilen:

• „Automatischer Import“ (1): Über dieses Feld können Kandidat·innen den Lebenslauf direkt aus dem XING Netzwerk importieren.
• „Aus Datei importieren“ (2): Den Lebenslauf können die Bewerbenden auch als Datei hochladen. Folgende Formate sind erlaubt: doc, docx, pdf, rtf, odt.
• „Lebenslauf manuell eintragen“ (3): Bei dieser Option tragen die Bewerbenden die Daten, wie Erfahrung und Ausbildung, manuell im Bewerbungsformular ein.

Fragebögen

Bei Bedarf können Sie den Kandidat·innen bereits im Rahmen der Bewerbung zusätzliche Fragen stellen oder Dokumente, wie zum Beispiel Führerscheinkopie oder Arbeitszeugnis, anfordern. Zum Hochladen sind folgende Dokumentformate erlaubt: doc, docx, pdf, rtf, txt, htm, html, png, jpeg, jpg, bmp, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, odt. Lesen Sie weitere Details über Fragebögen in unserem Artikel „Zusatzfragen und Fragebögen erstellen“.

Den Bewerbungsprozess schließen die Kandidat·innen ab, indem sie auf „Bewerbung absenden“ klicken. 

3.2 onlyfy Prescreen Bewerbungsformular

Profil (Pflichtfeld)

Im ersten Schritt der Bewerbung legen sich Kandidat·innen ein Konto an. Dazu müssen sie alle Pflichtfelder (mit einem Stern markiert) ausfüllen. Das sind die Felder, die Sie in den „Bewerbungseinstellungen“ definiert haben. Zusätzlich werden die Kandidat·innen im letzten Schritt auch über die Datenverarbeitung informiert.

Auf der rechten Seite sehen die Bewerbenden die nächsten Schritte, die von Ihnen im Bewerbungsprozess festgelegt wurden. Die durchlaufenen Schritte sind automatisch mit einem Häkchen gekennzeichnet.

Anschreiben

In diesem Abschnitt können Kandidat·innen ein kurzes Anschreiben verfassen.

Bewerberquelle (Pflichtfeld)

Kandidat·innen geben in diesem Schritt an, wie sie auf Ihre Stellenanzeige Aufmerksam geworden sind. Die Felder definieren Sie vorab unter „Einstellungen“ > „Bewerbungen“ > „Bewerberquellen“.

Fragebögen

Bei Bedarf können Sie den Kandidat·innen bereits im Rahmen der Bewerbung zusätzliche Fragen stellen oder Dokumente, wie zum Beispiel Führerscheinkopie oder Arbeitszeugnis, anfordern. Zum Hochladen sind folgende Dokumentformate erlaubt: doc, docx, pdf, rtf, txt, htm, html, png, jpeg, jpg, bmp, xls, xlsx, ppt, pptx, zip, odt.

Lesen Sie weitere Details über Fragebögen in unserem Artikel „Zusatzfragen und Fragebögen erstellen“.

Kompetenzen

Kompetenzen werden automatisch aus dem Lebenslauf der Kandidat·innen ausgelesen (falls technisch möglich) und in diesem Abschnitt angezeigt. Die Kandidat·innen können diese Kompetenzen behalten, mit (x) entfernen oder zusätzliche Fähigkeiten hinzufügen.

Lebenslauf

Kandidat·innen haben mehrere Möglichkeiten den Lebenslauf mit Ihnen zu teilen:

• „Automatischer Import“ (1): Über dieses Feld können Kandidat·innen den Lebenslauf direkt aus dem XING Netzwerk importieren.
• „Aus Datei importieren“ (2): Den Lebenslauf können die Bewerbenden auch als Datei hochladen. Folgende Formate sind erlaubt: doc, docx, pdf, rtf, odt.
• „Lebenslauf manuell eintragen“ (3): Bei dieser Option tragen die Bewerbenden die Daten, wie Erfahrung und Ausbildung, manuell im Bewerbungsformular ein.

Profilbild

In diesem Schritt können Kandidat·innen ein Profilbild hochladen. Für ein optimales Ergebnis empfehlen wir eine JPG-Datei im Format von 320x320 Pixel. Die Bewerbung kann mit dem Button „Weiter“ auch ohne Foto fortgesetzt werden.

Zusatzinformationen 

In diesem Feld können Angaben zu Sprachen, Weiterbildungen, Auszeichnungen und Organisationen gemacht werden. Sofern im Lebenslauf vorhanden und technisch möglich, werden diese Daten auch aus dem Lebenslauf ausgelesen.

4. Wie erstelle ich einen eigenen Bewerbungsprozess für Initiativbewerbungen?

Für Bewerbende, die sich auf keinen ausgeschriebenen Job bewerben, also eine Initiativbewerbung erstellen, kann im Bewerbungsmanager ein eigener Bewerbungsprozess definiert werden.

Als ersten Schritt legen Sie den Bewerbungsprozess, wie im Schritt „Bewerbungsprozess anlegen“ beschrieben, an und definieren diesen als Standard für Initiativbewerbungen. Anschließend gehen Sie zu „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „Bewerbungseinstellungen“ (3) und erlauben die Initiativbewerbungen (4).

5. Bewerbungsabbrüche

Es gibt verschiedene Gründe, aus denen Kandidat·innen die Bewerbungen nicht abschließen. Zum Beispiel:

• Der Bewerbungsprozess ist zu kompliziert.
• Es werden Dokumente und Informationen verlangt, die für die ausgeschriebene Position nicht relevant sind.
• Es vergeht zu viel Zeit, bis Kandidat·innen Feedback erhalten.
• Kandidat·innen denken, es reicht aus, nur ein paar der Schritte zu absolvieren.
• Der·die Kandidat·in hat sich umentschieden und möchte sich nicht mehr bewerben.

Welche Möglichkeiten haben Sie um nicht abgeschlossene Bewerbungen zu vermeiden?

• Kandidat·innen-Konto: Wie im Abschnitt „Bewerbungseinstellungen“ erwähnt, halten Sie die Registration für Kandidat·innen im Rahmen der Bewerbung so kurz, wie möglich.
• Unterschiedliche Bewerbungsprozesse: Erstellen Sie für unterschiedliche Positionen bzw. Bewerbungsgruppen verschiedene Prozesse. Für eine Position als Verkäufer·in werden vermutlich andere Dokumente benötigt, wie für Entwickler·innen.

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Verlangen Sie bei der Bewerbung nicht zu viele Informationen und Dokumente. Aufgaben, Praxisbeispiele oder Online-Fragebogen bieten sich auch noch in der zweiten Runde an.

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• Lange Entscheidungsprozesse: Oft vergeht sehr viel Zeit bis Bewerbende nach Einreichen der Unterlagen vom potenziellen Arbeitgeber eine Rückmeldung erhalten. Dabei wünschen sich Kandidat·innen ein Feedback innerhalb von zwei Wochen. Aus diesem Grund erinnert Sie der Bewerbungsmanager an Kandidat·innen, denen Sie noch nicht geantwortet haben. Brauchen Sie für die Entscheidung mehr Zeit? Verfassen Sie eine automatisch generierte Geduldsmail. Ausführliche Informationen zu den automatisierten Workflows finden Sie in unserem Artikel „Automatisierte Workflows“.