Mit dem onlyfy one Bewerbungsmanager können Sie die Personalbedarfsmeldungen Ihres Unternehmens ganz einfach und effizient verwalten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt die Details.

1. Vorteile

• Personalbedarf melden
  Erstellen Sie Bedarfsmeldungen für neue Stellen oder Nachbesetzungen und bilden Sie so Ihre Personalplanung ab. 
• Freigabeprozesse definieren
  Definieren Sie einen einfachen oder einen mehrstufigen Freigabeprozess, der verlässlich und sicher dokumentiert wird.
• Jobs aus Freigaben erstellen
  Erstellen Sie Jobs und Anzeigen direkt aus den freigegebenen Bedarfsmeldungen.

Für die Aktivierung melden Sie sich bitte bei Ihrer persönlichen Ansprechperson oder schreiben Sie uns.

2. Berechtigungen definieren

Bestimmen Sie zuerst, welche Benutzergruppen die Personalbedarfsmeldungen verwalten dürfen. Gehen Sie dazu in den „Einstellungen“ (1) zu „Zugriffsverwaltung“ (2) > „Berechtigungsgruppen“ (3) und klicken neben der gewünschten Gruppe auf „Bearbeiten“ (4). Unter „Zugriff“ (5) > „Bedarfsmeldungen“ (6) stehen Ihnen folgende Berechtigungseinstellungen zur Verfügung:

• Können Bedarfsmeldungen editieren: Nutzer·innen können die Beschreibung der Anfragen bearbeiten und die Freigabeprozesse definieren.
• Können alle Bedarfsmeldungen sehen: Nutzer·innen sehen alle in dem Account erstellten Bedarfsmeldungen.
• Können Bedarfsmeldungen erstellen: Nutzer·innen können neue Bedarfsmeldungen erstellen.
• Können Bedarfsmeldungen editieren, die ihnen zugewiesen sind oder von ihnen erstellt wurden: Nutzer·innen können die Beschreibung der Anfragen bearbeiten und die Freigabeprozesse definieren, sofern diese ihnen zugewiesen sind oder von ihnen erstellt wurden.
• Können Vorlagen für Bedarfsmeldungen erstellen und bearbeiten: Nutzer·innen können Vorlagen zur Beschreibung von Bedarfsmeldungen erstellen und bearbeiten. Hierzu benötigt man zusätzlich Admin-Rechte.
• Können Jobs aus freigegebenen Bedarfsmeldungen erstellen: Nutzer·innen können Jobs aus einer ihnen zugewiesenen, freigegebenen Anfrage erstellen, auch wenn Nutzer·innen sonst keine generelle Berechtigung zum Erstellen von Jobs haben.

3. Standard-Jobfelder definieren (optional)

Entscheiden Sie, welche Standard-Jobfelder in der Bedarfsmeldung verwendet werden sollen. Die Angaben dieser Felder werden automatisch in die Stellenanzeige kopiert, die Sie aus dem erfolgreich genehmigten Antrag erstellen.

Passen Sie die Felder unter „Einstellungen“ (1) > „Bedarfsmeldungen“ (2) > „Bedarfsmeldungen Einstellungen“ (3) an. Aktivieren Sie die benötigten Felder und entscheiden Sie, ob sie obligatorisch oder optional sein sollen. Die aktivierten Felder werden automatisch in das Bedarfsmeldungsformular übernommen (4).

4. Vorlagen erstellen (optional)

Um die Erstellung der Bedarfsmeldungen zu erleichtern, können Sie unter „Einstellungen“ (1) > „Bedarfsmeldungen“ (2) > „Vorlagen Bedarfsmeldungen“ (3) mehrere Vorlagen für die Beschreibung der Bedarfsmeldungen anlegen (4). Alle Nutzer·innen, die Anfragen erstellen dürfen, können die Vorlagen verwenden.

5. Bedarfsmeldung erstellen

Legen Sie eine neue Bedarfsmeldung an, indem Sie zu den „Bedarfsmeldungen“ (1) gehen und auf den Button „Hinzufügen“ (2) klicken. Füllen Sie im nächsten Schritt die Datenfelder entsprechend Ihrer Prozesse aus. 

Geben Sie im Pflichtfeld „Verantwortlicher“ (3) die Person an, die für die Verwaltung des Antrags verantwortlich ist. Dazu gehören auch eventuelle Überarbeitungen der Beschreibung und die Festlegung des Freigabeprozesses. Bitte beachten Sie, dass nur Nutzer·innen mit der Berechtigung „Können Bedarfsmeldungen editieren“ zur Auswahl stehen.

Klicken Sie auf „Speichern“ (4), um Ihre Eingaben zu speichern.

Sie haben somit einen Entwurf erstellt.

6. Freigabeprozess definieren und starten

Die verantwortliche Person kann nun die Beschreibung ändern/ergänzen und den Freigabeprozess definieren. Solange der Freigabeprozess nicht gestartet ist, kann die verantwortliche Person auch geändert werden. So können Sie z. B. die Anfrage zunächst an die Gleichstellungsbeauftragte weiterleiten und diese dann ― nach Prüfung ― dem zuständigen Personalverantwortlichen.

1. Definieren Sie als Erstes die Freigabeschritte. Sie können beliebig viele Schritte anlegen, indem Sie auf „Schritt hinzufügen“ klicken (1).

• Freigeber auswählen (2)
  Geben Sie an, wer die Anfrage in diesem Schritt freigeben soll. Dabei können Sie bestimmte Nutzer·innen und/oder ein Recruiter-Team auswählen.
• Gruppenentscheidung oder Einzelentscheidung (3)
  Sie können festlegen, ob jede Person in der Gruppe eine Freigabe erteilen muss (z.B. Vorstandsbeschlüsse) oder ob eine einzelne Freigabe von einer beliebigen Person in der Gruppe ausreicht, um den Prozessschritt abzuschließen (z.B. einfache Zustimmung durch Betriebsratsmitglieder). Die Funktion aktivieren Sie, indem Sie auf den Button „Eine einzige Freigabe aus der Gruppe reicht“ klicken.

2. Klicken Sie auf nun auf „Änderungen speichern“ (4) und anschließend auf „Freigabeprozess starten“ (5).

3. Die Person(en) aus dem Freigabeschritt 1 werden zur Entscheidung via Nachricht eingeladen. Wenn alle notwendigen Freigaben erteilt sind, kann ein Job angelegt werden.

Bitte beachten Sie:

• Die Personalbedarfsmeldungen mit dem Status „In Freigabe“ können nicht editiert werden.
• Wird eine Freigabe abgelehnt, so wird der Freigabeprozess abgebrochen. Die verantwortliche Person sowie der·die Ersteller·in der Bedarfsmeldung werden benachrichtigt. Um den Prozess erneut zu starten muss entweder eine neue Bedarfsmeldung angelegt, oder die bestehende dupliziert werden.

7. Freigabe erteilen

Haben Sie eine Anfrage erhalten, so stehen Ihnen folgende Antwortmöglichkeiten zur Verfügung:

• Anfrage freigeben
• Anfrage ablehnen. In diesem Fall müssen Sie Ihre Entscheidung in einem Kommentar begründen.

Nur Personen mit der Berechtigung zur Verwaltung von Bedarfsmeldungen können den Aktivitätsverlauf und die Details des Freigabeprozesses einsehen.

[tip]

Folgende Berechtigungen müssen aktiviert sein, um den Aktivitätsverlauf und die Details des Freigabeprozesses einsehen zu können:

• "Können alle Bedarfsmeldungen sehen“
• „Können Bedarfsmeldungen erstellen“
• „Können Bedarfsmeldungen editieren“

[/tip]

Personen, die die Anfrage erstellen und verwalten, können den Freigabestatus jederzeit in der Übersicht aller Anfragen einsehen: Freigaben werden mit einem grünen Häkchen, Ablehnungen mit einem roten Kreuz markiert.

8. Job anlegen

Aus einem erfolgreich freigegebenen Antrag können Sie nun einen Job erstellen, indem Sie auf „Job erstellen“ klicken (1). 

• Geben Sie den Job-Titel an, wenn Sie einen neuen Job anlegen möchten (2). Hierzu benötigen Sie die Berechtigung „Können Jobs aus freigegebenen Bedarfsmeldungen erstellen“.
• Sie haben zusätzlich die Möglichkeit einen existierenden Job inkl. der Beschreibung zu kopieren. In diesem Fall wählen Sie den gewünschten Job aus der Drop-down-Liste aus (3).

Nachdem der Job angelegt wurde, ist er mit der Bedarfsmeldung, aus der er entstanden ist, verlinkt. Die Verlinkung sehen Sie im Rahmen der Joberstellung unter „Job-Einstellungen“ (1) > „Bedarfsmeldung“ (2).  Klicken Sie auf „Bedarfsmeldung ansehen“ (3) um die Details aufzurufen. 

9. Übersicht der Bedarfsmeldungen

Auf der Übersichtsseite der Bedarfsmeldungen stehen Ihnen verschiedene Verwaltungsoptionen zur Verfügung.

1. Status der Freigaben
   • Das grüne Häkchen signalisiert die Freigabe.
   • Das rote Kreuz signalisiert die Ablehnung.
2. Status des Freigabeprozesses
   • Entwurf
   • In Freigabe
   • Freigegeben
   • Abgelehnt
   • Job erstellt
3. Weiterführende Aktionen je nach Status des Freigabeprozesses. Klicken Sie auf die drei Punkte, um diese Funktionen anzuzeigen.
   
   • „In Freigabe“ > Duplizieren.
   • „Freigegeben“ > Duplizieren und Job erstellen.
   • „Job erstellt“ > Duplizieren und archivieren.
4. Filteroptionen
   • Nach dem Titel
   • Nach dem Erstellungsdatum
5. Suchmöglichkeiten
   • Nach dem Titel 
   • Nach dem Status der Bedarfsmeldung
   • Nach der eigenen Rolle im Freigabeprozess