Kandidat·innen haben das Recht auf Vergessen (Löschbegehren). Dementsprechend haben sowohl Ihre Kandidat·innen, als auch Sie selbst die Möglichkeit den Prozess anzustoßen. Lesen Sie in diesem Artikel, wie dieser Prozess funktioniert. Alle Details zur Datenverarbeitung im onlyfy one Bewerbungsmanager finden Sie im gleichnamigen Artikel hier.

Als Kandidat·in das Löschbegehren anfordern

Kandidat·innen können das Löschbegehren im eigenen Profil beantragen, indem sie rechts oben auf ihren Namen klicken (1), in der Liste „Einstellungen“ auswählen (2) und ganz unten auf der Seite bei „Account löschen “ (3) den „Löschbegehren beantragen“-Button (4) betätigen.

Die im Text erwähnte Frist ist abhängig von der von Ihnen festgelegten „Frist für die Speicherung der bewerbungsbezogenen Daten“ ― 6 Monate sind hier nur exemplarisch. Dieser Text kann individuell angepasst werden.

Im folgenden Dialog wird der·die Kandidat·in nochmals auf die Frist bis zur endgültigen Löschung hingewiesen. Auch hier errechnet sich das Datum der endgültigen Löschung aus der von Ihnen festgelegten „Frist für die Speicherung der bewerbungsbezogenen Daten“ und beginnt mit Antragstellung.

Der Erhalt des Löschbegehrens wird nach Bestätigung in den Einstellungen angezeigt.

Als Recruiter·in das Löschbegehren anfordern

Sie können auf Wunsch Ihrer Kandidat·innen das Löschbegehren im Kandidat·innen-Profil anfordern. Sie finden dazu am Ende des Kandidat·innen-Profils den Button „Löschbegehren anfordern“.

Nachdem Sie auf den Button geklickt haben, müssen Sie das Löschbegehren bestätigen und ― bei Bedarf ― einen Grund angeben. Die Frist hängt, wie beim Kandidaten oder der Kandidatin, von den Einstellungen der Frist für die bewerbungsbezogenen Datenspeicherung ab.

Auswirkungen des Löschbegehrens

Auswirkungen für Kandidat·innen

Der·die Kandidat·in erhält während dieser Frist keine automatisierten Nachrichten vom System, wie z.B. Job-Newsletter, Massen-E-Mails oder Nachrichten, die aufgrund von automatisierten Workflows verschickt werden würden.

Der·die Kandidat·in kann sich während des Löschbegehrens auch nicht für eine andere Stelle bei Ihrem Unternehmen bewerben. Folgende Information wird angezeigt, sobald die Person auf den „Jetzt bewerben“-Button klickt: „Sie können sich nicht mehr auf eine offene Stelle bewerben, da Sie das Löschbegehren beantragt haben. Um dies zu widerrufen, öffnen Sie bitte Ihre Einstellungen auf der folgenden Seite.”

Auswirkungen für Recruiter·innen

Sie können Kandidat·innen keine Fragebögen, Einladungen zu Assessments oder Einladungen zur verlängerten Datenspeicherung (Talent Pool) senden. Außerdem können Sie Kandidat·innen keine neuen Jobs zuweisen.

Sie können jedoch Kandidat·innen eine manuelle Nachricht senden, um bei etwaigen Klarstellungen oder bzgl. des Löschbegehrens diese auch gut dokumentiert zu verschicken. Sie werden allerdings darauf hingewiesen, dass der·die Kandidat·in das Löschbegehren initiiert hat.

Bitte beachten Sie, dass Kandidat·innen nicht mehr in der regulären Kandidat·innen-Liste angezeigt werden. In der Kandidat·innen-Liste steht Ihnen jedoch ein spezieller Filter zur Verfügung, um die Kandidat·innen, die sich im Löschbegehren-Verfahren befinden, anzuzeigen. Klicken Sie dazu auf den Button „Mehr“ (1) und aktivieren Sie den Filter „Nur Kandidat·innen im Löschbegehren-Prozess“ (2).

Endgültige automatische Löschung

Nach Ablauf der Frist werden die persönlichen Daten der Kandidat·innen automatisch im Unternehmenskonto gelöscht. Die Kandidat·innen erhalten optional eine Benachrichtigung in Form einer E-Mail (der Text ist frei wählbar).

Widerruf des Löschbegehrens

Das Löschbegehren kann sowohl von Kandidat·innen als auch von Recruiter·innen widerrufen werden.

Als Kandidat·in das Löschbegehren widerrufen

Kandidat·innen können das Löschbegehren im eigenen Profil widerrufen, indem sie auf den Pfeil neben ihrem Namen klicken (1), in der Liste „Einstellungen“ (2) auswählen und ganz unten auf der Seite bei „Account löschen “ (3) den „Löschbegehren widerrufen“-Button (4) betätigen.

Nach Bestätigung des Widerrufes kann der·die Kandidat·in wieder aktiv an Bewerbungsprozessen teilnehmen.

Der·die Kandidat·in kann eine Bestätigungsmail erhalten, sofern Sie diese aktiviert haben (siehe oben). Außerdem wird dieser Vorgang im Aktivitätslog vermerkt und ― falls aktiviert ― auch eine Benachrichtigung an alle Recruiter·innen ausgesandt.

Als Recruiter·in im Auftrag der Kandidat·innen Löschbegehren widerrufen

Auf Wunsch des Kandidaten oder der Kandidatin kann das Löschbegehren innerhalb der Frist auch widerrufen werden.  Diese Option steht Ihnen direkt am Anfang des Kandidat·innen-Profils zur Verfügung.

Nach Bestätigung des Widerrufes (optional mit Angabe eines Grundes), kann der·die Kandidat·in wieder am Bewerbungsprozess teilnehmen.

Der·die Kandidat·in kann eine Bestätigungsmail erhalten, sofern Sie diese aktiviert haben (siehe oben). Außerdem wird dieser Vorgang im Aktivitätslog vermerkt und auch, falls aktiviert, eine Benachrichtigung an alle Recruiter·innen ausgesandt.

Kommunikation im Rahmen des Löschbegehrens

Aktivitätslog

Die Beantragung des Löschbegehrens wird im Aktivitätsprotokoll vermerkt. Das Protokoll vermerkt wer das Löschbegehren beantragt hat und im Falle der Recruiter·innen auch den optionalen Grund. Falls das Löschbegehren widerrufen wird, wird auch diese Aktivität vermerkt.

Bestätigungsmail

Der Inhalt des E-Mails an die Kandidat·innen kann unter „Einstellungen“ (1) > „Nachrichten“ (2) > „Benachrichtigung an Bewerber“ (3) frei definiert werden. Zusätzlich können Sie hier auch die Benachrichtigungen deaktivieren (4).

Bei der Beantragung des Löschbegehrens erhält beispielsweise der·die Kandidat·in folgende Bestätigungsmail. Der Inhalt entspricht dem Standardtext.

Benachrichtigung an Recruiter·innen

Auf Wunsch können Sie auch eine Benachrichtigung über die Anforderung und den Widerruf von Löschbegehren erhalten. Gehen Sie dazu zu „Mein Profil“ (1) > „Benachrichtigungen“ (2) > „DSGVO“ (3).

Damit können alle Recruiter·innen benachrichtigt werden, welche Zugriff auf den Kandidaten oder die Kandidatin haben.