Automatisierte Workflows bieten Ihnen die Möglichkeit ganze Prozessabläufe regelbasiert und vollautomatisch ausführen zu lassen. Durch das Festlegen von Auslösern, Bedingungen und Aktionen können Sie eine ganze Kette von Arbeitsschritten selbstständig ablaufen lassen. Zusätzlich können Sie einzelne Bedingungen miteinander verketten und den Recruiting-Prozess so noch weiter optimieren.

1. Automatisierte Workflows erstellen

Eine Vielzahl an individuellen Szenarien können Sie mit dieser Funktion automatisieren lassen – experimentieren Sie damit! Das Feature Automatisierte Workflows ist abhängig von Ihrem gewählten Paket. Für die Aktivierung melden Sie sich bitte bei Ihrer persönlichen Ansprechperson oder schreiben Sie uns.

Account-Admins finden die automatisierten Workflows unter „Einstellungen“ (1) > „Automatisierte Workflows“ (2). Erstellen Sie neue Workflows, indem Sie auf den Button „Neuer Workflow“ (3) klicken.

Auslöser definieren

Wählen Sie zuerst aus, in welcher Situation die Automatisierung ausgelöst werden soll. Es gibt zwei Gruppen von Auslösern:

1. Auslöser, die die Workflow-Ausführung unmittelbar nachdem ein Ereignis passiert ist, anstoßen. Beispiel: „Schicke eine Benachrichtigung an den zuständigen Recruiterenden, wenn Kandidat·in die Bewerbung zurückzieht.“
2. Auslöser, die in einer Zeit-Relation zu einem Ereignis stehen und die Workflow-Ausführung nach dieser Zeit anstoßen.
   Beispiel: „Wenn der Bewerbungsstatus vor 10 Tagen zu „Screening“ geändert wurde, schicke die Follow-up-Nachricht „Bitte um Geduld, der Auswahlprozess verzögert sich“ an Kandidat·in.“

Bedingungen definieren

Definieren Sie, unter welchen Bedingungen die Automatisierung ausgeführt werden soll. Sie können eine unlimitierte Anzahl an Bedingungen hinterlegen und diese in Gruppen einordnen. Dabei sind die Bedingungen innerhalb einer Gruppe UND-verknüpft und die Bedingungsgruppen untereinander ODER-verknüpft.

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Verketten Sie mehrere Bedingungen innerhalb einer Gruppe, um den Kontext der Automatisierung noch präziser zu halten. Zum Beispiel: „Wenn Bewerbung abgeschlossen ist und die Zusatzfrage X mit „Nein“ beantwortet wurde UND Job-Titel „Senior Java Developer“ ist, dann setze den Bewerbungsstatus zu „On hold“.“

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Liste der verfügbaren Bedingungen:

Bedingungsgruppen bilden:

Folgende Bedingungen stehen zur Verfügung:

Bedingung	Logische Operatoren & Werte	Beispiele
Bewerbungsdatum Erstellungsdatum der Bewerbung.	IST, NICHT, KLEINER ALS, GRÖßER ALS + Datum	Bewerbungsdatum liegt nach dem 01.01.2022.
Bewerbungsstatus Status der Bewerbung zum Zeitpunkt der Auslösung des automatisierten Workflows.	IST, NICHT + Bewerbungsstatus per Recruiting-Prozess Tipp: Wenn mehrere Status in unterschiedlichen Recruiting-Prozessen als Bedingung hinterlegt werden sollen, so legen Sie für jeden Staus eine neue Bedingungsgruppe an.	Bewerbungsstatus ist „ON HOLD“ (Recruiting-Prozess #1) ODER „FEEDBACK“ (Recruiting-Prozess #2).
Referrer Automatisch erfasste Bewerbungsquelle.	ENTHÄLT, ENTHÄLT NICHT + Text Tipp: Verwenden Sie nur Teile der Referrer-Links. Zum Beispiel: Statt www.xing.com nur „xing“.	Referrer enthält „xing“ ODER „facebook“ ODER „linkedin“.
Art der Bewerbung Bestimmt den Bewerbungstyp.	IST, NICHT + Initiativbewerbung, E-Mail-Bewerbung, manuell erstellt	Art der Bewerbung ist E-Mail-Bewerbung UND Job-Titel ist „Senior Sales Manager“ UND Institution ist „Tochtergesellschaft X GmbH“.
Bewerbungsquelle Ist die Bewerbungsquelle, welche Kandidat·innen im Bewerbungsprozess manuell angeben können.	IST, NICHT + Auswahl der Bewerbungsquelle Ihres Accounts	Bewerbungsquelle IST „Empfehlung/Freunde“.
Bewerbung zurückgezogen von Bestimmt, ob die Bewerbung von den Recrutierenden oder Kandidat·innen zurückgezogen wurde.	IST, NICHT + Recruiter, Kandidat Tipp: Diese Bedingung ist nur für den Auslöser „Bewerbung zurückgezogen" verfügbar.	Bewerbung zurückgezogen von IST „Kandidat·in“.
Job-Titel Titel des Jobs als Kontext der Workflow Automatisierung.	IST, NICHT + Auswahl der aktiven Jobs Ihres Accounts	Job-Title IST „Office Manager (m/f/x) - 40h“.
Recruiting-Prozess Recruiting-Prozess als Kontext der Workflow Automatisierung.	IST, NICHT + Auswahl der Recruiting-Prozesse Ihres Accounts	Recruiting-Prozess IST „Standard“.
Institution/Bereich Institution/Bereich als Kontext der Workflow Automatisierung.	IST, NICHT + Auswahl der Institutionen/Bereiche Ihres Accounts	Institution/Bereich IST „Tochtergesellschaft X GmbH“.
Wohnort des·der Kandidat·in Aktueller Wohnort des·der Kandidat·in.	IST, NICHT + Ortssuche und Autovervollständigung mit Google Maps	Wohnort IST Berlin.
Datum der Profilerstellung Datum, an dem das Kandidat·innen-Profil im Kandidaten-Center registriert wurde.	IST, NICHT, KLEINER ALS, GRÖßER ALS + Datum	Datum der Profilerstellung IST GRÖßER ALS „01.05.2022“ UND KLEINER ALS „30.05.2022“.
Zusatzfrage Filterung für die Angaben zu den Zusatzfragen im Kandidat·innen-Profil.	Auswahl der Zusatzfrage + (Typ: Zahl) IST, NICHT, IST LEER, IST NICHT LEER, KLEINER ALS, GRÖßER ALS + Zahl Auswahl der Zusatzfrage + (Typ: Auswahl) IST, NICHT, IST LEER, IST NICHT LEER	Zusatzfrage „Gehaltsvorstellung“ IST GRÖßER ALS „75000“. Zusatzfrage „Würden Sie für diese Stelle umziehen?“ IST „JA“.
Kandidat·innen-Alter Alter des·der Kandidat·in zum Zeitpunkt der Bewerbung.	IST, NICHT, KLEINER ALS, GRÖßER ALS + Zahl	Kandidaten-Alter IST GRÖßER ALS „15“ UND KLEINER ALS „18“.
Kandidat·innen-Tag Filter für Tags im Kandidat·innen-Profil zum Zeitpunkt der Auslösung des automatisierten Workflows.	IST, NICHT, IST LEER, IST NICHT LEER + Auswahl der Kandidat·innen-Tags Ihres Accounts	Kandidat·innen-Tag IST NICHT „Talentpool“.

Aktionen bestimmen

Bestimmen Sie, welche Aktionen ausgeführt werden sollen, sobald die auslösende Situation und die Bedingungen zutreffen. Sie können mehrere unterschiedliche Aktionen auswählen.

Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:

Aktion	Konfiguration	Beispiele
Nachricht an Kandidat·innen Simuliert das Recruiter·innen-Verhalten: die Nachricht wird im Namen des Job-Hauptkontakts verschickt und enthält die Signatur. Auf diese Nachricht können Kandidat·innen antworten.	Definieren Sie den Text der Nachricht an den·die Kandidat·in. Nutzen Sie Platzhalter. Die existierenden Nachrichten-Vorlagen können genutzt werden.	Schicke die Nachricht an Kandidat·innen mit einem vordefinierten Inhalt.
System-Meldung an Kandidat·innen Simuliert das System-Verhalten. Wird im Namen Ihres Unternehmens verschickt und enthält keine Signatur. Auf diese Nachricht können Kandidat·innen nicht antworten.	Definieren Sie den Text der System-Meldung an den·die Kandidat·in. Nutzen Sie Platzhalter.	Schicke die System-Meldung an Kandidat·innen mit einem vordefinierten Inhalt.
Einladung zum Fragebogen Laden Sie Kandidat·innen zu Fragebögen zum richtigen Zeitpunkt ein.	Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Fragebögen Ihres Accounts.	Lade den·die Kandidat·in zum Fragebogen „Coding Challenge“ ein.
Interne System-Meldung Eine System-Meldung an die Benutzer·innen Ihres Bewerbermanagement Accounts. Auf diese Nachricht kann man nicht antworten.	Wählen Sie, ob die System-Meldung an den Job-Hauptkontakt oder an die aktiv involvierten Job-Team Mitglieder geschickt werden soll. Definieren Sie den Text der System-Meldung. Platzhalter können benutzt werden.	Schicke eine Benachrichtigung an den Job-Hauptkontakt. Schicke eine Benachrichtigung an die aktiv involvierten Job-Team Mitglieder.
Webhooks Mithilfe von Webhooks können Bewerbungsinformationen (POST Request im JSON-Format) in externe Systeme übertragen werden. Mehr Informationen zu Webhooks.	Hinterlegen Sie die Webhook-URL des Empfänger-Systems.	Schicke die Bewerbungsinformationen zu Zapier.
Bewerbungsstatus ändern Lassen Sie den Bewerbungsstatus automatisch ändern.	Bestimmen Sie, welcher Status und mit welcher Begründung pro Recruiting-Prozess gesetzt werden soll. Tipp: Wenn Sie mit Job oder Recruiting-Prozess spezifischen Bedingungen gearbeitet haben, werden Sie nur einen Status (spezifisch für den Kontext-Job oder Recruiting-Prozess) bestimmen können.	Ändere den Bewerbungsstatus zu „ABSAGE“ mit Begründung „Fehlender Führerschein“.
Kandidat·innen-Tag hinzufügen Regelbasierte automatische Tag-Vergabe für Kandidat·innen-Profile.	Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Kandidat·innen-Tags Ihres Accounts.	Füge Tag „Talentpool“ hinzu.

2. Automatisierte Workflows verwalten

Die Account-Admins können die automatisierten Workflows unter „Einstellungen“ (1) > „Automatisierte Workflows“ (2) verwalten.

Sie können aus folgenden Optionen wählen:

• Neue Workflows anlegen. (3)
• Existierende Workflows bearbeiten, aktivieren, deaktivieren. (4)
  - Sie können bis zu 15 automatisierte Workflows gleichzeitig aktiv schalten. Die Anzahl der deaktivierten Workflows ist unlimitiert.
  - Automatisierte Workflows können nicht gelöscht werden, damit die Ausführungshistorie für Dokumentationszwecke nicht verloren geht.
• Aktivitätsverlauf ansehen (5)
  - Bearbeitungshistorie: Sie können nachvollziehen, wer und wann den Workflow inhaltlich verändert hat.
  - Ausführungshistorie: Sie sehen, für welche Bewerbung und wann der automatisierte Workflow ausgeführt wurde. Im Aktivitätsverlauf der Bewerbung sehen Sie hierzu ebenso einen entsprechenden Eintrag
  - Fehlgeschlagen: Fehlgeschlagene Workflows werden in diesem Bereich angezeigt.

3. Beispiele für automatisierte Workflows

Um Ihnen den Einstieg in diese Funktion zu erleichtern, stehen unseren Kund·innen die Workflows „Rejection e-mail“ (Absage-E-Mails) und „Feedback after new hire“ (Bewertung des Bewerbungsprozesses) standardmäßig zur Verfügung. Lernen Sie weitere automatisierte Workflows in unserem Artikel „Best-Practice-Beispiele für automatisierte Workflows“ kennen.

Die zwei Standard-Workflows sind initial deaktiviert. Sie können bei Bedarf über die Schaltfläche „Bearbeiten“ die Auslöser, Bedingungen und Aktionen sowie die Beschreibung anpassen. Den Workflow aktivieren Sie, indem Sie auf „Inaktiv“ klicken. 

Die Logik hinter den Workflows lautet:

• „Rejection e-mail“: Schicke eine Absage-E-Mail an den·die Kandidat·in, wenn der Bewerbungsstatus auf „ABSAGE“ gesetzt wird.

• „Feedback after new hire“: Schicke eine Einladung zur Bewertung des Bewerbungsprozesses als E-Mail an den·die Kandidat·in, wenn die letzte Änderung des Bewerbungsstatus 2 Tage zurückliegt und dieser auf „EINGESTELLT“ gesetzt wird.