Damit Sie Ihre Bewerbungsprozesse noch individueller gestalten können, haben wir unser Feature „Zusatzfragen“ mit dem Fragetypen „Datei“ ergänzt. Diese neue Funktion löst das alte Feature „Uploads“ ab. In diesem Quick Guide haben wir für Sie alle wichtigen Informationen zusammengetragen.

1. Die Vorteile vom neuen Fragetypen „Datei“

Komplizierte Bewerbungsprozesse führen oft dazu, dass Kandidat·innen die Bewerbung abbrechen. Mit unserem neuen Feature unterstützen wir Sie beim Optimalisieren Ihrer Prozesse um — unter anderem — Bewerbungsabbrüche zu vermeiden. Der neue Fragetyp „Datei“ bringt für Sie folgende Vorteile:

• Sie definieren selbst, welche Arten von Unterlagen Ihre Kandidat·innen einreichen sollen.
• Sie fordern individuell je nach Bewerbungsprozess die Dokumente an, die nur für bestimmte Jobs notwendig sind, wie zum Beispiel ein Führerschein oder spezielle Ausbildungszertifikate.
• Sie erleichtern das Onboarding für neue Talente, indem Sie individuelle Fragebögen gestalten. 
• Sowohl Ihre Kandidat·innen als auch Sie selbst finden alle Fragen an einem Ort. 

Da über die neue Funktion Dokumente erfragt werden können, wird das alte Feature „Uploads“ am 31. Oktober 2022 aus dem Bewerbungsprozess entfernt. 

Bereiten Sie sich bereits jetzt auf die Änderung vor und entfernen Sie den Schritt „Uploads“ im Bewerbungsprozess manuell, indem Sie diesen in das Feld „Inaktive Schritte“ verschieben. Dieser Prozess ist unwiderruflich, d.h. der Schritt wird endgültig aus Ihrem Bewerbungsprozess gelöscht. Um Sie darauf vorzubereiten und um Fehler zu vermeiden, haben wir Hinweistexte implementiert:

• Sowohl im Schritt Bewerbungsprozess bei der Joberstellung als auch in den Einstellungen unter Bewerbungsprozess weisen wir darauf hin, dass der Schritt „Uploads“ bald deaktiviert wird.
• Zusätzlich erscheint ein Dialogfenster, sobald Sie den Schritt „Uploads“ unter „Inaktive Schritte“ verschieben, welches Sie warnt, dass die Funktion unwiderruflich deaktiviert wird, wenn Sie fortfahren.

Wir empfehlen Ihnen Dokumente, welche Sie von Kandidat·innen benötigen, bereits jetzt als Zusatzfrage anzulegen. Lesen Sie dazu im nächsten Abschnitt, wie Sie eine Zusatzfrage erstellen können. 

War der „Uploads“-Schritt bislang ein Teil Ihres Bewerbungsprozesses? So wurden die Elemente von uns bereits automatisch als Zusatzfragen angelegt und im Fragebogen mit dem Titel „Zusätzliche Dateien“ zusammengefasst. Im Abschnitt „Wie aktualisiere ich meine bestehenden Bewerbungsprozesse?“ zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Änderungen einfach umsetzen können.

2. Wie erstelle ich eine Zusatzfrage? 

Sie erstellen Zusatzfragen unter „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „Zusatzfragen“ (3), indem Sie auf „Neue Frage anlegen“ (4) klicken. Vergeben Sie im nächsten Schritt einen Titel (5) und wählen beim Fragetypen „Datei“ (6) aus. Unter „File Format“ (7) können Sie angeben, welche Dokumentformate Sie akzeptieren (Mehrfachauswahl möglich). Im letzten Schritt definieren Sie die Frage, welche Ihren Kandidat·innen angezeigt werden soll (8).

Lesen Sie alle weiteren Details zum Thema Zusatzfragen und Fragebögen in unserem Artikel „Zusatzfragen und Fragebögen erstellen“.

3. Wie aktualisiere ich meine bestehenden Bewerbungsprozesse?

Sie können Ihre bestehenden, standardisierten Bewerbungsprozesse gleichzeitig für alle aktiven Jobs anpassen, indem Sie folgende Schritte durchführen:

1. Gehen Sie zu „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „Bewerbungsprozess“ (3).
2. Wählen Sie den gewünschten Prozess aus und klicken auf „Bearbeiten“ (4).
   
   
   
   
3. Verschieben Sie nun den Schritt „Uploads“ via Drag & Drop in die Spalte „Inaktive Schritte“. Ein Hinweistext informiert Sie darüber, dass dieser Schritt nun unwiderruflich gelöscht wird. Klicken Sie auf „Save and permanently delete uploads“ um den Löschvorgang zu bestätigen. 
   
   
   
   
4. Falls Sie den Schritt „Fragebögen“ noch nicht aktiviert haben, so schieben Sie diesen in die Spalte „Aktive Schritte“ und wählen den gewünschten Fragebogen in der Drop-Down-Liste aus.
   
   Ihre Fragen aus dem Schritt „Uploads“ wurden von uns automatisch im Fragebogen mit dem Titel „Zusätzliche Dateien“ zusammengefasst. Möchten Sie diese Fragen im Bewerbungsprozess einfügen, so wählen Sie in der Liste „Zusätzliche Dateien“ aus.
   
   
   
   
5. Sobald Sie auf „Speichern“ klicken, erscheint ein Hinweis, dass die Änderung alle aktiven Jobs betrifft, die diesen Bewerbungsprozess nutzen. Das bedeutet, alle Ihre Jobs mit dem jeweiligen Bewerbungsprozess werden aktualisiert. 
   
   

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass jobspezifische Bewerbungsprozesse mit dieser Methode nicht aktualisiert werden können. Das heißt, wenn Sie den Bewerbungsprozess im Rahmen der Joberstellung manuell angepasst und keinen Standardprozess verwendet haben, so müssen Sie diese Jobs einzeln anpassen.

Wählen Sie dazu den jeweiligen Job aus, klicken auf „Bearbeiten“ (1) und wählen links „Job Settings“ (2) aus. Unter „Bewerbungsprozess“ (3) können Sie nun den Prozess entsprechend anpassen.