Mit der Feedback-Funktion von onlyfy one können Sie anonyme Bewertungen von Ihren Kandidat·innen und Ihren neu eingestellten Mitarbeiter·innen anfordern, empfangen und auswerten. Dadurch gewinnen Sie wertvolle Rückmeldungen zu Ihrem Bewerbungsprozess und erkennen Chancen, um diesen zu verbessern. Zusätzlich ermöglicht Ihnen die Integration zu kununu, Ihre Bewertungen dort automatisch zu veröffentlichen und für Ihr Employer Branding zu nutzen.

1. Feedback gewinnen

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, von sämtlichen Bewerber·innen wie auch von zuletzt eingestellten Mitarbeiter·innen Feedback zu erfragen. Hierzu gibt es zwei entsprechende Formulare. Diese können Sie unter „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „Feedback“ (3) einsehen. 

1.1 Platzhalter verwenden

Platzhalter sind Elemente, mit denen dynamische Inhalte dargestellt werden. Zum Beispiel repräsentiert in onlyfy one der Platzhalter "%lastname%" den Nachnamen. Wenn Sie diesen Platzhalter in Ihre Nachrichten einfügen, so wird in jeder Nachricht automatisch der Nachname des Kandidaten oder der Kandidatin eingefügt.

Integrieren Sie den Link zum entsprechenden Feedback-Formular flexibel in Ihre Nachrichten, indem Sie die folgenden Nachrichten-Platzhalter verwenden:

• „Einladung: Bewertung von Kandidat·innen“
• „Einladung: Mitarbeiterbewertung“. 

Da sich Bewertungen stets auf einen bestimmten Bewerbungsprozess beziehen, sind die Nachrichten-Platzhalter nur dann ersichtlich, wenn Kandidat·innen einem konkreten Job zugewiesen sind. Um Ihre Nachricht inkl. Platzhalter zu verschicken, wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:

• Öffnen Sie unter „Jobs“ die entsprechende Stellenausschreibung und versenden Sie Ihre Nachricht über die Schaltfläche „Kontaktieren“. 
• Öffnen Sie das Kandidat·innen-Profil unter „Kandidat·innen“ und prüfen Sie ob unter „Aktive Bewerbungen“ eine Bewerbung ausgewählt ist. Falls nicht, dann wählen Sie im Drop-down Menü, den entsprechenden Job aus, für den Sie ein Feedback einholen möchten. Anschließend erstellen Sie Ihre Nachricht über den Button „Neue Nachricht“. 

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Nachrichten-Vorlagen nutzen

Integrieren Sie die Links zu den Feedback-Formularen in Ihre bestehenden Nachrichten-Vorlagen (Absagen, Zusagen, Zwischenbescheide usw.), um sicherzustellen, dass konsequent um Feedback gebeten wird.

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1.2 Automatisierte Workflows einsetzen

Automatisieren Sie die Feedback-Einladungen mit dem Feature „Automatisierte Workflows“ und laden Sie zum richtigen Zeitpunkt und im richtigen Kontext zur Bewertung ein. Zum Beispiel könnten Ihre Workflows so aussehen:

• Für Kandidat·innen: Wenn der Bewerbungsstatus auf „ABGESAGT“ / „EINGESTELLT“ gesetzt wurde, dann soll drei Tage danach eine Nachricht inkl. dem Link an den·die Kandidat·in versendet werden. 
  
  Gerne können Sie auch unseren Standard-Workflow „Feedback after new hire“ nutzen. Hier haben wir für Sie bereits alles vorkonfiguriert. Selbstverständlich können Sie die Konfiguration auch an Ihre Bedürfnisse anpassen.
  
  
  
  
• Für Mitarbeiter·innen: Wenn der Bewerbungsstatus „VERTRAG UNTERZEICHNET“ vergeben wurde, dann soll drei Monate danach eine Nachricht inkl. dem Link an den·die Kandidat·in versendet werden.
  
  

Lesen Sie alles Wissenswerte zu den Automated Workflows in unserem Artikel „Automatisierte Workflows“.

2. Feedback als Kandidat·in abgeben

Nach Erhalt der Einladung können die Kandidat·innen bzw. Mitarbeiter·innen ihre anonymen Bewertungen abgeben. Mit der Bewertung werden keine personenbezogenen Daten erfasst. 

Bitte beachten Sie:

• Nur eine Bewertung kann pro Bewerbung und pro Formular (Kandidat·in/Mitarbeiter·in) abgegeben werden.
• Die Einladungslinks sind zwei Wochen gültig. Um einen abgelaufenen Link zu aktualisieren, können Sie die Einladung erneut verschicken.

3. Feedback auswerten

Die erhaltenen Bewertungen können Sie unter „Berichte“ (1) > „Bewertungen“ (2) ansehen und auswerten. Ihnen stehen dazu folgende zwei Berichte zur Verfügung:

• „Bewertung von Kandidat·innen“ (3)
• „Mitarbeiterbewertungen“ (4)

Sie können sich die Bewertungen im Detail anschauen, indem Sie auf das Feld „Punktedurchschnitt“ (5) klicken. 

4. Berechtigungen

Entscheiden Sie, welche Berechtigungsgruppen Zugriff auf die Auswertungen haben. Empfehlenswert ist, dass alle Benutzer·innen, die das Feedback anfragen dürfen, auch die Auswertungen sehen können. Setzen Sie die entsprechenden Berechtigungen unter „Einstellungen“ (1) > „Zugriffsverwaltung“ (2) > „Berechtigungsgruppen“ (3) > „Bearbeiten“ (4) > „Zugriff“ (5) > „Berichte“ (6) > „können Bewertungen sehen und auswerten“ (7). Admins können standardmäßig auf die Auswertungen zugreifen.

5. Feedback automatisch auf kununu veröffentlichen

Dank der Integration zu kununu haben Sie anschließend die Möglichkeit, Ihre Bewertungen unkompliziert in Ihrem Arbeitgeber-Profil auf kununu zu veröffentlichen. Hierzu müssen Sie lediglich unter „Einstellungen“ (1) > „Integration“ (2) > „Feedback“ (3) die Option „Bewertungen auf kununu veröffentlichen“ aktivieren (4).

Nach der Aktivierung synchronisieren wir am Ende jedes Monats onlyfy one und kununu, um die noch nicht veröffentlichten Bewertungen automatisch online zu stellen. In der Regel sind die Bewertungen wenige Tage nach Synchronisierung in Ihrem Arbeitgeber-Profil ersichtlich. kununu prüft den Inhalt aller Bewertungen sorgfältig, wodurch es in Ausnahmefällen vorkommen kann, dass Bewertungen nicht zur Veröffentlichung freigeben werden. Dies betrifft meist technisch mangelhafte oder redaktionell unzulässige Inhalte.

Die Synchronisierung zwischen onlyfy one und kununu können Sie bei Bedarf jederzeit pausieren, sprich deaktivieren.