Fragen im Bewerbungsformular helfen Ihnen passende Kandidat·innen für das Bewerbungsgespräch zu finden. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie Fragebögen und Zusatzfragen erstellen und an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

1. Zusatzfragen: Filtern Sie Bewerbungen anhand Zusatzinformationen

Erstellen und verwalten Sie Zusatzfragen unter „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „Zusatzfragen“ (3). Folgende Fragen stellen wir Ihnen hier automatisch zur Verfügung: 

• Abschlusszeugnis
• Arbeitserlaubnis
• Arbeitszeugnis
• Bewerbungsschreiben
• Früherster Eintrittstermin
• Führerschein
• Gehaltsvorstellung
• Motivationsschreiben

1.1 Zusatzfragen erstellen

Sie erstellen eine Frage indem Sie auf „Neue Frage anlegen“ (1) klicken. Füllen Sie im nächsten Schritt die entsprechenden Felder — je nach Art Ihrer Frage — aus. Eine detaillierte Erklärung zu den einzelnen Punkten finden Sie weiter unten in diesem Artikel.

(2) „Einstellungen“

(3) „Titel“ 

(4) „Fragetyp“ 

(5) „Sprache“ 

(6) „Fragen“

(7) „Platzhalter“ 

1.1.1 Einstellungen

Hinter dem Zahnrad-Symbol (1) finden Sie die Einstellungen, wo Sie die Eigenschaften der Frage einrichten können.

(2)  „Sichtbar für Kandidaten“: Bestimmen Sie, ob die Frage nur intern für Sie und Ihr Team oder auch für Kandidat·innen sichtbar sein soll. Die Funktion ist standardmäßig aktiviert. Bitte beachten Sie, diese Einstellung kann nicht mehr geändert werden, sobald die Frage erstellt wurde. 

(3)  „Pflichtfrage“: Aktivieren Sie das Feld, wenn die Frage ein Pflichtfeld sein soll. Die Einstellung kann jederzeit geändert werden.

(4)  „Standardfrage“: Entscheiden Sie, ob die Frage standardmäßig in jedem Bewerbungsformular erscheinen soll. Die Einstellung kann jederzeit geändert werden.

(5)  „Filter in den Kandidaten- & Bewerberlisten“: Diese Funktion bestimmt, ob die Frage als Filter in den Kandidaten- & Bewerberlisten in onlyfy one verwendet werden soll. Die Einstellung kann jederzeit geändert werden.

(6)  „Verfügbar als Platzhalter für Nachrichten“: Fragen können auch als Platzhalter definiert werden, somit können Sie diese auch unkompliziert in Ihre Nachrichten einfügen.

1.1.2 Titel

Geben Sie Ihrer Frage einen aussagekräftigen Titel. Diesen sehen nur Sie und Ihr Team. Zum Beispiel: Gehaltsvorstellung.

1.1.3 Fragetypen

Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü die gewünschte Frageart aus.

• Auswahl: Dieses Feld ermöglicht vordefinierte Antwortmöglichkeiten anzugeben, aus denen der Bewerber die entsprechende Antwort auswählen kann. 
• Text: Dies ist ein Freitextfeld. Der·die Kandidat·in kann die Frage ohne Vorgaben beantworten.
• Zahl: Die Antwort ist eine Zahl.
• Datum: Die Antwort ist ein Datum. 
• Video: Der·die Kandidat·in ist angehalten die Antwort im Videoformat hochzuladen (bis zu einer maximalen Größe von 200 MB). Lesen Sie weitere hilfreiche Tipps zu Videos und Videointerviews in unserem Artikel „Flexibles Recruiting mit Videointerviews“.
• Datei: Über dieses Feld können Sie bestimmte Dokumente, wie z.B. Zertifikate oder Führerscheinkopie, von den Bewerbenden anfordern.

Wie lege ich unterschiedliche Antwortmöglichkeiten fest?

Um bestimmte Parameter einfach auswerten und vergleichen zu können, empfehlen wir Ihnen geschlossene Fragen mit vorgegebenen Antwortmöglichkeiten zu verwenden. Unter „Fragetyp“ > „Auswahl“ stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

• Antwortmöglichkeit: Einfachauswahl > Dropdown
  Beschreibung: Der·die Bewerber·in wählt eine Antwort aus einer Liste aus.
  Wie sehen diese Frageart Ihre Bewerber·innen?
  
  
  
  
• Antwortmöglichkeit: Einfachauswahl > Radio Button
  Beschreibung: Der·die Bewerber·in markiert eine Antwort in einer Optionsliste.
  Wie sehen diese Frageart Ihre Bewerber·innen?
  
  
  
  
• Antwortmöglichkeit: Mehrfachauswahl > Tag
  Beschreibung: Der·die Bewerber·in wählt mehrere Antworten einzeln aus einer Liste aus. Die Auswahl wird als Etikette (englisch „Tag“) angezeigt.
  Wie sehen diese Frageart Ihre Bewerber·innen?
  
  
  
  
• Antwortmöglichkeit: Mehrfachauswahl > Checkliste
  Beschreibung: Der·die Bewerber·in markiert mehrere Antworten in einer Liste.
  Wie sehen diese Frageart Ihre Bewerber·innen?
  
  

Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird das Feld „Antwortmöglichkeiten“ (1) aktiviert. Sie können Ihre Antwortalternativen in die folgenden zwei Felder eintragen:

(2) „Antwort“ (optional)

(3) „Kurzantwort“ (Pflichtfeld)

Falls Sie das Feld „Antwort“ nicht ausfüllen, dann sieht der·die Bewerber·in die Antwortmöglichkeiten, welche Sie unter „Kurzantwort“ definiert haben. Sobald Sie auch das Feld „Antwort“ befüllen, so werden im Bewerbungsformular nur noch diese Werte angezeigt. 

Weitere Antwortalternativen fügen Sie mit dem Button „+ Antwort hinzufügen“ (4) zu Ihrer Liste.

1.1.4 Sprache

Falls Sie Ihren Bewerbungsprozess in mehreren Sprachen gestalten, werden die Standard-Fragen automatisch von onlyfy one übersetzt. Die Zusatzfragen müssen jedoch von Ihnen übersetzt werden. 

Im Bearbeitungsfenster sehen Sie Ihre verfügbaren Sprachen (1). Die erste Sprache, welche mit einem Stern gekennzeichnet ist, ist die Standardsprache Ihres Accounts. In dieser Sprache sind die Angaben immer auszufüllen. Sollten Sie weitere — nicht angeführte — Sprachen benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Customer Service Team. 

Formulieren Sie die Zusatzfrage zuerst in der Standardsprache und klicken anschließend auf die gewünschte Sprache. Hier tragen Sie die Übersetzung ein (2). Als Referenz sehen Sie auf der rechten Seite die Informationen in der Standardsprache (3). Sie müssen nicht alle Sprachen übersetzen, wir empfehlen Ihnen jedoch auf die Vollständigkeit der Übersetzungen zu achten. 

Bitte beachten Sie beim Erstellen der Übersetzungen folgende Informationen:

• Die Anzeigesprache wird anhand der Browser-Einstellungen der Bewerber·innen oder an den Spracheinstellungen im Kandidaten-Center festgelegt.
• Sie als Recruiter sehen im onlyfy one Kandidat·innenprofil die Fragen und Antworten in der Standardsprache des Accounts.
• Wenn Sie die Zusatzfragen nicht übersetzen, sehen die Berwerber·innen die Fragen immer in der Standardsprache.
• Wenn die Übersetzungen nicht vollständig sind, werden die nicht übersetzten Werte in der Standardsprache angezeigt.

1.1.5 Frage

Formulieren Sie Ihre Frage, welche anschließend im Bewerbungsprozess in der Form aufscheinen wird. Zum Beispiel: Was ist Ihre Gehaltsvorstellung?

1.1.6 Platzhalter

Definieren Sie einen Platzhalter-Text, welcher angezeigt wird, sofern vom Bewerber noch keine Antwort auf die Frage eingetragen wurde. Zum Beispiel: € XX.XXX,XX brutto pro Jahr.

1.2 Zusatzfragen verwalten

Ihre Zusatzfragen verwalten Sie in der Zusatzfragen-Übersicht unter „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „Zusatzfragen“ (3):

(4) „Bearbeiten“: Klicken Sie auf die Schaltfläche um die Frage zu ändern. Mit Ausnahme des Fragetypen können Sie alle Werte ändern.

(5) „Löschen“: Nutzen Sie diesen Button um die Zusatzfrage unwiderruflich zu löschen.

2. Fragebögen: Zusatzfragen sinnvoll strukturieren

Fragebögen können Sie unter „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „Fragebögen“ (3) verwalten. Wir stellen Ihnen zwei vordefinierte Fragebögen standardmäßig zur Verfügung:

• Bewerbungsfragebogen
• Zusätzliche Dateien

Mittels der Schaltfläche „+ Fragebogen hinzufügen“ (1) erstellen Sie Ihren eigenen Fragebogen. Im nächsten Schritt vergeben Sie einen prägnanten Titel (2) und fügen optional eine kurze Beschreibung (3) hinzu, damit andere Benutzer den Inhalt auf den ersten Blick erkennen können.

Sobald der Fragebogen mit dem Button „Hinzufügen" erstellt wurde, können Sie Ihre Zusatzfragen über die Schaltfläche „Frage hinzufügen" (1) dazugeben. Im Drop-Down Menü „Frage auswählen" (2) finden Sie alle Zusatzfragen, welche vorab angelegt wurden. Wählen Sie eine Frage aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „Hinzufügen" (3).

Sie können die Reihenfolge der Fragen in einem Fragebogen via Drag & Drop ändern oder eine Frage aus dem Fragebogen mittels der Schaltfläche „Entfernen" löschen.

Der Fragebogen aus der Sicht Ihrer Bewerber·innen:

Möchten Sie einen Fragebogen unwiderruflich löschen, so klicken Sie auf „Entfernen" (1). Falls im Fragebogen zum Zeitpunkt der Löschung noch Fragen enthalten sind, so werden die Fragen selbst nicht gelöscht. 

3. Zusatzfragen und Fragebögen im Bewerbungsprozess

Fügen Sie Ihre Zusatzfragen oder Fragebögen zu Ihrem Bewerbungsprozess, um bereits im Rahmen der Bewerbung wichtige Informationen und Dokumente anzufordern. 

3.1 Standardisierte Bewerbungsprozesse

Um Ihren Standardprozessen Fragebögen hinzuzufügen, gehen Sie zu den „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „Bewerbungsprozess“ (3). Wählen Sie den gewünschten Prozess aus und klicken auf „Bearbeiten“ (4). 

Falls Sie den Schritt „Fragebögen“ noch nicht aktiviert haben, so schieben Sie diesen in die Spalte „Aktive Schritte“ und wählen nun den gewünschten Fragebogen in der Drop-Down-Liste aus.

3.2 Jobspezifische Bewerbungsprozesse

Möchten Sie den Bewerbungsprozess für einen einzelnen Job ändern? Dies ist direkt im Rahmen der Joberstellung möglich.

Öffnen Sie einen bestehenden Job mittels „Bearbeiten“-Button (1) oder erstellen Sie einen neuen mit „+Hinzufügen“ (2).

Gehen Sie zu den „Job Settings“ (1) und überprüfen Sie ob der Schritt „Fragebögen“ (2) aktiviert ist. Falls nicht, so schieben Sie den Schritt mittels Drag & Drop aus der Spalte „Inaktive Schritte“ (3) zu den „Aktiven Schritten“ (4).

Nun haben Sie zwei Möglichkeiten: 

• „Neue Frage“ (5): Erstellen Sie eine neue Frage und fügen Sie diese direkt im Bewerbungsprozess ein. 
• „Frage hinzufügen“ (6): Klicken Sie auf die drei Punkte und anschließend auf den Button „Frage hinzufügen“. Im nächsten Schritt finden Sie alle Ihre Zusatzfragen (7) und Fragebögen (8) auf zwei Reiter verteilt. Klicken Sie auf den „Hinzufügen“-Button um die Frage oder den Fragebogen in Ihren jobspezifischen Bewerbungsprozess aufzunehmen.