Sie erhalten Bewerbungen per E-Mail? Um das Hochladen der Dokumente in onlyfy one zu erleichtern, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, welche Punkte zu beachten sind.

1. Job-Postfach

Jedem Job wird in onlyfy one automatisch eine E-Mail Adresse zugewiesen. Diese wird Ihnen sowohl in den Job-Details, als auch bei der Joberstellung angezeigt. 

1.1 Die E-Mail Adresse in der Detailansicht

Klicken Sie unter „Jobs“ (1) auf einen Job und gehen anschließend auf „Job-Einstellungen“ (2). Auf der linken Seite, in der Spalte „Veröffentlichung“ (3) sehen Sie die E-Mail Adresse unter „Bewerbungs-Mailbox“ (4). Klicken Sie direkt auf den Link, so wird eine neue E-Mail in Ihrem Standard-E-Mail-Programm geöffnet. Die E-Mail Adresse steht in diesem Fall automatisch im „An“-Feld.

Falls Sie das Postkasten-Symbol anklicken, so wird die E-Mail Adresse in Ihre Zwischenablage gespeichert und Sie können entscheiden, wo Sie diese einfügen möchten. 

Leiten Sie nun die E-Mail-Bewerbungen an das jeweilige Postfach weiter um alle relevanten Informationen Ihrer Kandidat·innen in onlyfy one einzuspielen.

1.2 Die E-Mail Adresse bei der Joberstellung

Erstellen Sie einen neuen Job oder bearbeiten einen vorhandenen, so sehen Sie auf der rechten Seite ein Postkasten-Symbol. Klicken Sie auf das Icon und die E-Mail Adresse wird in Ihrer Zwischenablage gespeichert. Anschließend können Sie diese in eine E-Mail einfügen und die Bewerbungen an das jeweilige Postfach weiterleiten, um alle relevanten Informationen Ihrer Kandidat·innen in onlyfy one einzuspielen.

1.3 Initiativbewerbungen

Das E-Mail-Postfach für Initiativbewerbungen finden Sie unter „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „E-Mail-Bewerbungen“ (3) > „E-Mail-Postfach für Initiativbewerbung“ (4).

Die Initiativbewerbung-Funktion kann auf drei unterschiedliche Arten in die Jobinserate integriert werden:

1. Erstens können der URL, über die das onlyfy one Widget aufrufbar ist, die Parameter „?sa=1&jh=0“ angehängt und die URL z.B. mit „Jetzt initiativ bewerben!“ verlinkt werden. So gelangen Kandidat·innen beim Anklicken des Links direkt ins Bewerbungsformular.
2. Als zweite Option kann das E-Mail-Postfach für Initiativbewerbungen verlinkt werden. 
3. Drittens können sich Bewerbende standardmäßig über die automatisch verfügbare Job-Seite im Kandidaten-Center registrieren, wodurch eine Initiativbewerbung gestartet wird, sofern Sie unter „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „Bewerbungseinstellungen“ (3) die Option „Initiativbewerbungen erlauben“ (4) aktiviert haben.

2. Was beim Einspielen von E-Mail-Bewerbungen zu beachten ist

• Dokumentgröße: Bitte achten Sie darauf, dass die E-Mail insgesamt (inklusive aller Anhänge und Header) nicht größer als 20 MB ist bzw. die Seitenanzahl von 50 nicht überschreitet. Falls die Dokumente zu groß sind, verkleinern Sie diese bitte vor dem Versand.
• Dateiformate: PDF- und Word-Formate sind gut geeignet zum Hochladen von Anhängen, da diese vom System leicht gelesen werden können. Grundsätzlich akzeptieren wir jedoch alle gängigen Text- und Bildformate. Bitte beachten Sie, dass ZIP-Dateien vom System abgewiesen werden.
  Eingescannte Dokumente werden ebenfalls erfasst, sofern diese in guter Qualität erstellt wurden. 
  Die Weiterleitung von Videos per E-Mail empfehlen wir Ihnen hingegen nicht, da diese oft alleine schon die max. Größe von 20 MB überschreiten.
• Inhalte: Leiten Sie die E-Mail-Bewerbung am besten kommentarlos ohne Signatur an das entsprechende Postfach weiter, d.h. löschen Sie alle Informationen bis auf den Text der Kandidat·innen. Dadurch verringert sich die Größe der E-Mail und es werden keine internen Kommentare im Kandidatenprofil gespeichert.
• Automatische Weiterleitung: Sie können E-Mail-Bewerbungen von Ihrem normalen Postfach automatisch an die jeweilige onlyfy one E-Mail-Adresse weiterleiten lassen. Achten Sie bitte darauf, dass der Absender oder die Absenderin die Unternehmensadresse ist um SPF-Fehler (Sender Policy Framework) zu vermeiden. Bei Fragen zur Einrichtung und zur SPF-Prüfung wenden Sie sich bitte an Ihre interne IT-Abteilung.
• Unsere Empfehlung: Haben Sie mehrere Dokumente per E-Mail erhalten? Leiten Sie nur den Lebenslauf an das Job-Postfach weiter und laden Sie die verbleibenden Anhänge direkt über das Kandidatenprofil hoch. Ziehen Sie dazu die einzelnen Dokumente auf das Feld „Dateianhänge“ (1) oder klicken Sie auf „Hinzufügen“ (2). 

Die Dokumente sind bereits nach einigen Minuten in onlyfy one ersichtlich. Bitte beachten Sie, dass es zu Stoßzeiten zu längeren Übermittlungszeiten kommen kann.

Falls die E-Mail-Bewerbung fehlgeschlagen ist, so wird diese unter „Einstellungen“ (1) > „Bewerbungen“ (2) > „E-Mail-Bewerbungen“ (3) > „Letzten 25 fehlgeschlagene E-Mail-Bewerbungen“ (4) angezeigt. 

3. Datenvalidierung

Um sicherzustellen, dass alle Informationen aus der E-Mail-Bewerbung ausgelesen und vom System korrekt importiert wurden, bitten wir Sie das Kandidatenprofil zu prüfen. 

Bitte beachten Sie, wenn die E-Mail-Adresse aus der Bewerbung nicht ausgelesen werden kann oder keine E-Mail-Adresse im Lebenslauf vorhanden ist, dann wird vorläufig statt der E-Mail-Adresse des Kandidaten oder der Kandidatin, die E-Mail-Adresse der absendenden Person verwendet.

Bestätigen Sie anschließend die Richtigkeit der Daten über die Schaltfläche „Bestätige Profil“ (1). Im Zuge der Kontrolle können Sie Kandidat·innen auch eine Begrüßungs-E-Mail senden (2), wodurch diese die Gewissheit haben, dass die Bewerbung angekommen ist.

Sie können den Inhalt dieser E-Mail in den „Einstellungen“ (1) > „Nachrichten“ (2) > „Benachrichtigungen an Bewerber“ (3) > „Benachrichtigung zur Profilerstellung bei E-Mail-Bewerbungen“ (4) anpassen.