In der allgemeinen Übersicht finden Sie alle Kandidat·innen, die sich bei Ihnen beworben haben.

Die Übersicht

Klicken Sie im Hauptmenü auf „Kandidat·innen“ (1) um eine Liste aller Ihrer Kandidat·innen ― unabhängig vom Job ― anzeigen zu lassen.

In dieser Liste werden Ihnen auch alle Initiativbewerbungen angezeigt, da sich diese auf keinen konkreten Job beziehen.

• Kandidat·innen, die im Bewerbungsprozess noch nicht alle Schritte abgeschlossen haben, werden in der Liste hellgrau dargestellt.
• Personen, die bereits ein Löschbegehren angefordert haben, werden standardmäßig nicht mehr angezeigt. Um diese anzeigen zu lassen, aktivieren Sie die entsprechende Filteroption.

Aufbau der Kandidat·innen-Liste:

• Suchoptionen (2): Lesen Sie weitere Informationen zu der Suche im Kapitel „Kandidaten suchen“.
• Auswahlfeld (3): Die detaillierte Anwendung finden Sie unter Abschnitt „Interaktion mit den Kandidat·innen“. 
• Foto der Kandidat·innen (4): Wurde kein Foto hochgeladen, so ist nur das Monogramm der Person zu sehen.
• Name der Kandidat·innen (5)
• Kandidat·innen-Tags (6): Mit den Tags können Sie Personen bestimmten Gruppen oder Kategorien zuordnen. Weiterführende Informationen finden Sie in unserem Artikel „Talente effizient mit onlyfy one verwalten“.
• Informationen zur Bewerbung (7): 
  Anzahl der aktiven Bewerbungen, welche der·die Kandidat·in eingereicht hat.
  Datum, wann der·die Kandidat·in im Bewerbungsmanager registriert wurde.
   Anzahl der Tage, wann die Daten zuletzt aktualisiert wurden.
   Anzahl der möglichen Duplikate. Weitere Informationen finden Sie unter Punkt „Duplikate“.
• Zusatzfragen (8): In dieser Spalte sehen Sie die von Ihnen definierten Zusatzfragen.
• Kontextmenü (9): Die Beschreibung dieser Funktion finden Sie unter Abschnitt „Interaktion mit den Kandidat·innen“.
• Sortierungsparameter (10): Lesen Sie im Abschnitt „Sortierungsparameter“ weitere hilfreiche Informationen.

Neue Kandidat·innen hinzufügen

Kandidat·innen werden automatisch im Bewerbungsmanager gespeichert, sobald sie sich im Bewerbungsportal registrieren oder Sie die E-Mail-Bewerbungen an das jeweilige Job-Postfach weiterleiten. Hilfreiche Informationen zum letzteren Punkt finden Sie in unserem Artikel „E-Mail-Bewerbungen verwalten“.

Möchten Sie eine Person manuell einpflegen, so holen Sie sich vorab die Einwilligung zur Datenverarbeitung ein. Klicken Sie anschließend auf „Hinzufügen“ (1) und füllen im nächsten Fenster die Stammdaten aus.

Optional können Sie am Ende vom Formular dem Bewerbenden einen Job zuweisen (2) und ihn per E-Mail über die Profilerstellung informieren (3).

Speichern Sie Ihre Eingaben mit dem Button „Kandidat·in erstellen“ (4).

Eine Übersicht Ihrer selbst erstellten Kandidat·innen finden Sie, indem Sie auf den „Meine Kandidat·innen“-Button (1) klicken. Bitte beachten Sie, dass diese Schaltfläche nur dann aktiv ist, wenn Sie Bewerbende selbst angelegt haben. Den Filter löschen Sie entweder mit einem Klick auf das X-Symbol (2) oder mit dem Button „Filter zurücksetzen“ (3).

Kandidat·innen suchen

Die Kandidat·innen-Liste ist äußerst praktisch, um Ihre gesamte Datenbank nach interessanten Profilen zu durchsuchen. Da sich jede Person auf mehrere Stellen bewerben könnte, werden hier Informationen, wie z.B. der Bewerbungsstatus, nicht angezeigt.

Wir stellen Ihnen einige Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie die Suche in verschiedenen Situationen meistern können:

• Führen Sie komplexe Suchabfragen mit booleschen Operatoren durch, um die Kandidat·innen in Ihrem Talent Pool zu finden, die genau Ihren Anforderungen entsprechen (s. auch im Kapitel "Das Suchfeld"), oder
• verwenden Sie einfach die Textsuche in Kombination mit der Filteroption und der Sortierung, um eine bestimmte Bewerbung zu finden (s. auch in den Kapiteln "Filteroption" und "Sortierungsparameter").

Das Suchfeld

Geben Sie das gesuchte Wort ins Suchfeld ein um nach folgenden Daten zu suchen: 

• Allgemeine Informationen über den Kandidaten/der Kandidatin: Name, E-Mail, Telefonnummer, Tags.
• Spezielle Daten aus dem Lebenslauf: Name und Beschreibung der Position, Name des Unternehmens, Schulausbildung, Ausbildungsfächer und Spezialisierungen, akademische Grade.
• Referenz-ID: Stellen Sie bei der Suche das Raute-Zeichen voran. Zum Beispiel: #15.

Sie können die Ergebnisse Ihrer Suchanfrage durch Kombination oder Ausschluss bestimmter Begriffe einschränken oder erweitern, indem Sie folgende Parameter verwenden:

Suchoperator	Beschreibung	Beispiele
AND	Die Ergebnisse beinhalten alle gesuchten Begriffe. Schränkt in der Regel Ihre Suchergebnisse ein.	Senior Backend Developer AND AWS
OR	Die Ergebnisse beinhalten einen oder mehrere Suchbegriffe. Erweitert in der Regel Ihre Suchergebnisse.	Sales OR Account Executive
NOT	Schließt Suchbegriffe aus den Ergebnissen aus. Schränkt in der Regel Ihre Suchergebnisse ein.	Developer NOT Manager
()	Für Strukturierung komplexer Suchanfragen und Suchbegriff-Kombinationen.	Mobile Developer NOT (junior OR Android)
""	Die Ergebnisse beinhalten den genauen Suchbegriff in den Anführungszeichen. Schränkt in der Regel Ihre Suchergebnisse ein.	"react" AND "angular"

Filteroptionen

Zusätzlich zur Textsuche können Sie Filter verwenden, um präzisere Ergebnisse zu erhalten. Direkt auf der Startseite der Kandidat·innen-Liste finden Sie folgende Möglichkeiten:

• Status (1): Filtern Sie nach Ihren Recruiting-Prozess Schritten. 
• Tags (2): Grenzen Sie Ihre Suche anhand der eigens vergebenen Schlagwörter ein. 
• Für weitere Filteroptionen klicken Sie auf „Mehr“ (3).

Mit Hilfe der Filterfunktion „Mehr“ können auch spezielle Bewerber·innengruppen angezeigt oder ausgeblendet werden. Zum Beispiel:

• Unfertige Bewerbungen: „Bewerbungsverwaltung“ (1) > „Abgeschlossen/nicht abgeschlossen“ (2).
• Personen im Löschbegehren-Prozess: „Bewerbungsverwaltung“ (1) > „Nur Kandidat·innen im Löschbegehren-Prozess“ (3).
• Initiativbewerbungen: „Job“ (4) > „Initiativbewerbungen“ (5).

Sortierungsparameter

Sortieren Sie Ihre Suchergebnisse auf- oder absteigend nach

• Vor- oder Nachnamen,
• Erstellungsdatum,
• zuletzt aktualisiert,

um die für Sie wichtigen Ergebnisse entsprechend anzeigen zu lassen.

Duplikate

Bei der ersten Bewerbung erhält jede·r Kandidat·in einen Zugang zum eigenen Profil, um die eigenen Bewerbungen einsehen zu können. Die hier angegebene E-Mail-Adresse ist gleichzeitig auch die User-ID und dient als eindeutiges Kennzeichen für die Identität der Kandidat·innen.

Versucht ein·e Kandidat·in sich zukünftig erneut mit der gleichen E-Mail-Adresse zu bewerben, wird er·sie informiert, dass diese bereits existiert. Daraufhin wird er·sie aufgefordert sich einzuloggen. Sollte er·sie das Passwort vergessen haben, kann dieses mit Hilfe der E-Mail-Adresse wiederhergestellt werden.

Durch diesen Prozess versuchen wir Duplikate zu verhindern. Leider kann es dennoch vorkommen, dass doppelte Datensätze entstehen, unter anderem aus folgenden Gründen: 

• Eine Person bewirbt sich erneut mit einer anderen E-Mail-Adresse.
• Eine Person war bereits hinterlegt und wurde via E-Mail-Bewerbung nochmal eingespielt.

Diese Bewerbenden werden in der Kandidat·innen-Liste als „Mögliche Duplikate" (1) gekennzeichnet. Klicken Sie auf einen der Zeilen um die Details anzeigen zu lassen (2).

Das automatische Zusammenführen von Duplikaten ist aktuell nicht möglich.

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Prüfen Sie die Datensätze und wählen Sie den aus, der entweder die relevantesten Informationen enthält oder wo bereits Aktionen durchgeführt worden sind. Führen Sie anschließend alle wichtigen Informationen manuell in das jeweilige Kandidat·innen-Profil über und entfernen Sie das Duplikat (z.B. über das Löschbegehren).

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Interaktion mit den Kandidat·innen

Direkt in der Kandidat·innen-Liste stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, um mit Ihren Kandidat·innen in Kontakt zu treten. 

• „Kontaktieren“ (1): Schreiben Sie eine Nachricht oder laden Sie Kandidat·innen direkt zu einem Termin ein. 
• „Zu Fragebogen einladen“ (2): Benötigen Sie noch weitere Informationen von den Bewerbenden, so laden Sie sie ein, einen Fragebogen Ihrer Wahl zu beantworten.
• „Löschen“ (3): Achtung, mit diesem Button löschen Sie alle Daten und Bewerbungen einer Person.
• „Längere Datenspeicherung anbieten“ (4): Möchten Sie die Daten Ihrer Kandidat·innen länger aufbewahren? Bieten Sie eine längere Datenspeicherung an. 
• „Starten Sie das Löschbegehren“ (5): Starten Sie das Löschbegehren um die Daten und Bewerbungen der Kandidat·innen nach der Aufbewahrungsfrist automatisch löschen zu lassen.

Kontaktieren Sie mehrere Kandidat·innen gleichzeitig, indem Sie das Kästchen neben dem Namen anklicken (1). Möchten Sie alle Bewerbenden gleichzeitig anschreiben, so klicken Sie in der blauen Leiste auf das erste Kästchen (2) und wählen eins der aktivierten Sammelaktionen (3) aus:

• „Kontaktieren“ („Zu Fragebogen einladen“ oder „Längere Datenspeicherung anbieten“)
• „Exportieren“
• „Löschen“